Ministerstwo Finansów zapowiedziało wydłużenie do 31 grudnia 2027 r. okresu, w którym nie będą stosowane kary za nieprawidłowości związane z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Trzeba jednak bardzo wyraźnie rozróżnić dwie kwestie.
⚠️ Odroczenie kar nie oznacza odroczenia obowiązku korzystania z KSeF.
System jest wdrażany etapami od 2026 r., natomiast od 1 stycznia 2027 r. KSeF ma objąć również podmioty korzystające obecnie z okresów przejściowych. Oznacza to, że organizacje nie powinny odkładać przygotowań do wdrożenia systemu tylko dlatego, że ustawodawca planuje czasowo zrezygnować z nakładania sankcji.
👉 Nasz apel do klubów i organizacji: KSeF trzeba wdrożyć i trzeba z niego korzystać.
Zapowiadane rozwiązanie należy traktować przede wszystkim jako dodatkowe zabezpieczenie dla tych podmiotów, które będą próbowały prawidłowo realizować nowe obowiązki, ale napotkają problemy techniczne lub organizacyjne albo popełnią błędy przy obsłudze systemu.
I właśnie z punktu widzenia mniejszych klubów, stowarzyszeń czy fundacji może mieć to szczególnie duże znaczenie.
W wielu organizacjach faktury nie są wystawiane przez rozbudowane działy księgowe. Zajmuje się tym księgowa, zewnętrzne biuro rachunkowe, pracownik administracyjny, członek zarządu, a czasami nawet osoba wykonująca te czynności społecznie. Przejście na obowiązkowy KSeF wymaga więc nie tylko dostosowania programu księgowego, ale również ustalenia kto, kiedy i na jakiej podstawie będzie miał dostęp do systemu oraz kto będzie odpowiadał za poszczególne czynności.
🏟️ KSeF może dotyczyć również typowej działalności organizacji sportowej.
Kluby i stowarzyszenia wystawiają faktury m.in. w związku ze:
➡️ świadczeniami sponsorskimi i reklamowymi,
➡️ wynajmem obiektów i pomieszczeń,
➡️ odpłatnymi zajęciami sportowymi,
➡️ organizacją wydarzeń,
➡️ sprzedażą biletów lub innych usług,
➡️ inną prowadzoną działalnością odpłatną lub gospodarczą.
Dlatego przygotowanie do KSeF nie powinno być wyłącznie zadaniem księgowości.
📋 Warto już teraz uporządkować przynajmniej kilka podstawowych kwestii:
🔹 kto w organizacji posiada lub powinien posiadać uprawnienia w KSeF,
🔹 czy faktury będzie wystawiała sama organizacja, czy zewnętrzne biuro rachunkowe,
🔹 w jaki sposób dokumenty będą przekazywane pomiędzy klubem a księgowością,
🔹 kto będzie kontrolował faktury przychodzące do organizacji,
🔹 jak będzie wyglądał obieg i akceptacja faktur kosztowych,
🔹 czy używane obecnie oprogramowanie jest przygotowane do współpracy z KSeF,
🔹 kto będzie odpowiedzialny za reakcję w przypadku problemów technicznych lub błędnego wystawienia dokumentu.
💡 Zapowiadane odroczenie sankcji daje więc przede wszystkim czas na bezpieczne „dotarcie” nowych procedur.
Jeżeli organizacja będzie miała techniczne problemy z obsługą systemu albo popełni błąd podczas przechodzenia na nowy model fakturowania, brak sankcji może mieć bardzo istotne znaczenie. Pierwszy okres powszechnego stosowania KSeF będzie można wykorzystać na poprawianie procedur, szkolenie osób odpowiedzialnych za fakturowanie i eliminowanie problemów, które często ujawniają się dopiero podczas codziennej pracy z nowym systemem.
Nie należy jednak interpretować tej informacji jako zgody na dalsze wystawianie faktur poza KSeF. Jeżeli przepisy wymagają wystawienia faktury w KSeF, obowiązek ten nadal będzie istniał.
📌 Podsumowując: od 1 stycznia 2027 r. KSeF ma już obejmować także podmioty kończące okresy przejściowe, natomiast sankcje za błędy związane z jego stosowaniem – zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów – mają zostać odroczone do 31 grudnia 2027 r.
To dobra wiadomość szczególnie dla mniejszych organizacji, które mogą potrzebować więcej czasu na techniczne i organizacyjne dostosowanie się do nowego systemu.
❗ Na razie mówimy jednak o zapowiedzi legislacyjnej. Wydłużenie okresu bez kar do końca 2027 r. wymaga zmiany przepisów i dopiero po jej uchwaleniu będzie można mówić o obowiązującym rozwiązaniu.
Będziemy śledzić dalsze prace legislacyjne i informować o zmianach ważnych dla klubów oraz organizacji sportowych.