KSeF zbliża się wielkimi krokami. Od lutego 2026 każda organizacja pozarządowa musi odbierać faktury przez nowy system. Jak się przygotować i uniknąć błędów? Sprawdź, co musisz zrobić już teraz, by nie wypaść z obiegu.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla wszystkich organizacji posiadających NIP, w tym fundacji, stowarzyszeń i klubów sportowych. System nie pyta, czy jesteś gotowy – dostęp ma każdy, kto ma NIP, ale to Ty musisz go aktywować.
KSeF działa jak skrzynka pocztowa na faktury – jeśli nie masz do niej dostępu, możesz nie wiedzieć, że ktoś wystawił Ci dokument. A to grozi poważnymi konsekwencjami: opóźnienia w płatnościach, kary, utrata wiarygodności, a nawet brak możliwości rozliczenia faktury w projekcie.
Aby aktywować dostęp do konta KSeF, organizacja musi złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego. To proste zgłoszenie osoby fizycznej (np. członka zarządu, księgowego), która uzyska pierwsze uprawnienia w systemie.
Po zatwierdzeniu formularza przez urząd, osoba zgłoszona loguje się do KSeF i może sama nadać dostęp innym. Logowanie odbywa się przez:
– ePUAP (bezpłatnie)
– podpis kwalifikowany (ok. 150 zł rocznie)
– pieczęć elektroniczną organizacji (ok. 1500 zł rocznie)
Ważne! KSeF nie wysyła powiadomień o nowej fakturze – konieczne będzie regularne logowanie i sprawdzanie systemu, aby nic nie umknęło.
Choć KSeF miał ograniczyć papier, rzeczywistość wygląda inaczej. Dla potrzeb grantów i rozliczeń z JST, nadal trzeba drukować wizualizacje faktur i opisywać je ręcznie. Niektóre instytucje wymagają trwałego opisu na wersji papierowej. Cyfryzacja faktur nie oznacza więc jeszcze cyfryzacji całego obiegu dokumentów.
W jednej z organizacji wprowadzono sprawdzony system:
– księgowy pobiera faktury z KSeF i wrzuca je na wspólny dysk
– koordynatorzy przypisują je do projektów i budżetów
– dokumenty są drukowane i opisywane
– dopiero wtedy trafiają do księgowości
Dzięki temu wiadomo, kto za co odpowiada, a nieopisane faktury trafiają do „zamrażarki” i nie są księgowane.
Nie ma na co czekać – od 1 lutego wszystkie faktury będą dostarczane wyłącznie przez KSeF. Co trzeba zrobić już teraz?
1. Wysłać formularz ZAW-FA i zgłosić pierwszą osobę uprawnioną.
2. Aktywować konto i nadać dostęp innym.
3. Sprawdzić, czy programy księgowe i do fakturowania są zintegrowane z KSeF.
4. Opracować wewnętrzne zasady obiegu dokumentów.
To dopiero początek cyfryzacji w NGO – w kolejnych latach dojdą nowe obowiązki, jak JPK_KR_PD czy JPK_ST_KR. Dla wielu organizacji będzie to prawdziwa rewolucja. Ale też szansa na lepszy porządek, mniej zgubionych faktur i szybsze rozliczenia.
Więcej informacji znajdziesz tutaj: https://publicystyka.ngo.pl/ksef-czyli-swiat-idzie-do-przodu-a-organizacje-pozarzadowe-wraz-z-nim-tau
