Już od 1 lutego 2026 r. wszystkie organizacje, w tym kluby sportowe, fundacje i stowarzyszenia, które wystawiają lub odbierają faktury, muszą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To obowiązek, który dotyczy również tych podmiotów, które nie prowadzą działalności gospodarczej, ale są zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni.
KSeF to nowy ogólnopolski system Ministerstwa Finansów, który całkowicie zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur. Od lutego wszystkie faktury będą musiały przechodzić przez ten system – nie będzie można wysłać ich mailem ani przekazać w tradycyjny sposób.
Dla klubów sportowych oznacza to konieczność dostosowania swoich procedur, systemów księgowych i komunikacji z biurem rachunkowym. Wbrew pozorom, nawet organizacje non-profit muszą się przygotować, jeśli np. wynajmują obiekty, kupują usługi od firm lub wystawiają faktury za wynajem, treningi czy inne działania.
Oto cztery najważniejsze kroki, które trzeba wykonać:
Krok 1 – Zgłoś pierwszą osobę uprawnioną
Wypełnij formularz ZAW-FA, podpisz go zgodnie ze sposobem reprezentacji i złóż do urzędu skarbowego.
Krok 2 – Aktywuj konto KSeF
Po otrzymaniu potwierdzenia rejestracji, wejdź na https://ksef.mf.gov.pl/web/, zaloguj się i nadaj sobie pełne uprawnienia do konta. Następnie możesz nadać uprawnienia innym osobom, np. księgowej.
Krok 3 – Sprawdź programy
Upewnij się, że program do fakturowania i księgowości, z którego korzystasz (lub korzysta Twoje biuro rachunkowe), ma połączenie z KSeF.
Krok 4 – Opracuj nowe procedury
Dostosuj obieg dokumentów w klubie. Faktury nie będą już trafiać mailowo czy pocztą – trzeba zaplanować, kto i jak będzie je pobierał z systemu KSeF i przekazywał dalej.
Zmiany mogą wydawać się trudne, ale przygotowanie się teraz pozwoli uniknąć problemów z rozliczeniami, kontrolami i obsługą księgową. Zachęcamy wszystkie kluby, które potrzebują wsparcia, do skorzystania z pomocy swoich biur rachunkowych lub kontaktu z doradcą podatkowym.
KSeF dotyczy również tych organizacji, które do tej pory nie wystawiały regularnie faktur, ale kupują towary lub usługi od firm, które działają w systemie – w praktyce więc wszystkie podmioty, które mają NIP, będą musiały być gotowe do odbioru faktur przez KSeF.
Więcej informacji: https://ksef.mf.gov.pl/web/
